第九章 善用沟通工具

进一步抓住领导心思的六大妙招

随着科学技术的不断发展，人与人之间的沟通交流已经不仅仅局限于面对面的沟通，而有了很多新的选择，比如，电话、电子邮件、登门拜访等等。一个聪明的下属会在合适的时间，选择合适的沟通工具，从而让自己和领导之间的交流更加得心应手。

接打领导的电话不要“太随便”

随着人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人们每天都会接打大量的电话。在职场中和领导的沟通更是如此，很多时候，我们和领导的交流已经不仅仅局限于面对面的互动，而是通过电话来完成的，电话已经是职场人士必不可少的一种沟通工具。

打电话看起来很容易，因为很多人觉得对着话筒说话和当面说一样简单，还有人认为打电话不像面对面沟通一样，需要我们脸上的表情、手上的手势等帮助我们表达自己的思想或者情感，所以更容易。其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。

公司规定，员工出差的时候必须每天向领导汇报工作进度。一天小张去外地出差，晚上回到宾馆特别累，但是还得给领导汇报工作，所以他躺在**给领导打了个电话，说：“领导，是我。我今天把这个城市北郊的市场都考察了一番，今天太累了，准备明天做个分析报告出来，您看行吗？”说完后，电话里顿了一会儿，然后小张听见对方说：“躺在**也很累吗？我现在还在公司里没有下班呢，你倒舒服，躺在那里就把事情做完了，今天必须把分析报告做出来交给我……”

小张很郁闷，他本想着电话是看不出自己在做什么的，但是领导还是通过他懒散的声音听了出来。在现实中，有很多人注意到了沟通的重要性，但是用电话交流的时候，却忽视了应有的礼貌和交流技巧。其实打电话也是展示一个人沟通能力的重要“窗口”，只要掌握了这个技巧，你就可以在不与对方见面的情况下，轻松自如地达到自己的沟通目的。那么在职场中，有哪些电话沟通技巧需要我们学习呢？

1选择最佳的通话时间

因为每个人的工作习惯和工作时间都有所不同，所以，在和领导打电话之前先要考虑的就是时间因素。领导作为一个管理层的人，每天可能需要参加很多的会议，比较忙碌。因此，给领导打电话最好把时间安排在上班时间开始的半个小时之内。

如果不是特别的事务需要立即通报的，那么打电话就要根据对方的生活习惯来选择具体时间。需要注意以下三点：一是最好避开对方精力比较松懈的时间。比如周一上午上班后的头半个小时，周五下午下班前的最后半个小时。二是尽量避开对方的休息时间，比如假期、午休或者凌晨、深夜等。三是不要选择对方不方便接听电话的时间。如果你无法确定对方是否方便接听电话，可以发一条短信过去，询问一下，如“您好，我是某某，有点事想找您，可能需要一点时间，请问您方便接电话吗？”或者直接打电话过去以同样的话为开头即可。如果对方有时间则好办了，如果对方没有时间，可以主动和他另约时间。

2打电话不能太随便

很多人认为打电话的时候，对方只能听到自己的声音，看不到自己的行为和动作。所以打电话时很随便，不太重视自己的行为举止，其实这是一种完全错误的想法。虽然电话是通过声音在交流，但是你的情绪、语气和姿态都可以通过声音的变化传达给对方。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要抱着“对方看着我”的心态去应对，尽可能注意自己的姿势。

3打电话过程中的交流很重要

在对方听你讲话时，你要时不时地问问他对你的话有什么想法或者意见，如果只是你一个劲儿地在说，对方听时间长了，就很容易分散注意力，或是不耐烦了。这样做就是为了提醒对方认真听，这也是一种交流的补充，让对方都能够集中精力。

而当对方在和你说话时，你也要学会适当地加上一些“对”、“好的”、“不错”，不需要太长的语言，只要一两个字就可以。这样会让对方知道你在认真听他讲话，他讲起来也就更加生动、带劲。

4通话态度要端正

在我们给领导打电话时，通话之初一定要以礼相待。首先问候对方，然后自报家门。不要以为对方一定会存着你的号码，或者能够听出你的声音，就随便来一个开场白“是我……”，假如恰好对方最近换了手机或者手机丢失，或者身处一个嘈杂的环境无法听清你的声音，那么你的这句开场白会让对方一头雾水。因此，工作电话一定要切记态度端正。

5注意通话结束后的礼仪

当需要结束通话时，出于礼貌最好先询问一下对方是否还有什么事情需要相告。确定对方没有事情后，要以“再见”等道别语来结束通话，在挂断电话时，应该双手轻轻放下话筒或者轻轻按下通话终止键，千万不要用力摔掉电话或者突然挂断，这样会让对方产生误解。如果对方的职位比你高，那么最好是等对方挂完电话后再挂电话。

总之，电话礼仪非常重要，它能够让我们在对方心里树立一个良好的职业形象，与我们的职业前景也有着莫大的关系。

说话感悟

在现代社会中，每天有许多事情都要通过电话来商谈、询问、通知、解决。在和领导打电话时，要争取给对方以干脆利索、惜时如金的感觉。通话之前把要说的话准备好，通话中间要确保通话逻辑清晰，避免遗漏重要信息，通话之后要礼貌地挂断电话。