第七章 党委办公室工作基本流程_四、公文办理流程

四、公文办理流程

公文办理就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节，主要包括收文办理、发文办理等环节。公文办理的每个环节都有固定的程序。这些程序是基于使公文办理过程更加科学有序高效的原则，在公文处理实践活动总结和固定下来的规律性的基本步骤。

涉密公文要区别于普通公文的办理，实行特殊办理。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

（一）收文办理

1．收文办理的一般程序。

（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收单位在履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。

（2）登记。登记是指对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。公文登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

（3）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（5）传阅。正确组织公文传阅可使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机、空费时间和精力，从而实现并放大公文的效能。要根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（6）催办。催办是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。这项活动有利于加速公文的有效运转，防止失控，有助于避免公文的积压延误，对迅速有效地实现公文效用具有推动作用。要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办有两种形式，一种是内催办，一种是外催办。

（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

2．不同类别公文的具体处理程序。

（1）各单位向上级党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序。

审核来文是否符合行文规

范，是否符合行文的规定。

附上填写清楚的“内部请示报告单”并编号。

进行收文登记。

送党办主任提出拟办意见。

按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。

按领导阅示的意见传阅。

将领导指示意见送党办主任阅示。

将领导的意见摘录到收文登记簿上。

将来文转承办单位处理。

催办文书处理情况。

将处理完毕的来文按规定存档。

（2）上级领导部门来文的处理程序。

通知、指示类的文件应先登记。登记内容包括收文日期、收文编号、来文日期、来文单位、原文号、密级、缓急等。收文编号由收文代字（机要、明电、密电、信访）、年份和序号组成。同时，根据文件类别附上“机要文件处理单”“公文处理单”等公文处理单，并将“机要文件处理单”“公文处理单”贴附在文件首页前。

交党办主任签写办公室拟办意见。

按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。

将领导批示摘录到收文登记簿上。

检查来文的办理、落实情况。

将指示性文件及有关报道本单位情况的来文存档。

（3）外单位来往函件的处理程序。

凡标有“党委收”“党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要人员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：

属于群众来信的，按信访工作程序处理。

属于函调的，转交组织部处理。

属于党办负责订阅的刊物自行处理，其他的转宣传部处理。

属党办职责范围的事项，应报主任阅处，并按主任意见处理。

将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。

（二）发文办理

发文办理是指单位内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文办理程序具有很强的确定性与不可逆性。

1．发文办理的一般程序。

（1）复核。对已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。从一定意义上说，复核是公文拟制工作的延续，而同时它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。复核的重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（3）印制。公文印制必须确保质量和时效，进行必要的校对工作。涉密公文

应当在符合保密要求的场所印制。

（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

公文分发应遵循的一般原则

● 凡涉及全局性的公文，分发至本单位各相关部门；凡属于党内事务发至各党支，直至党支部。

● 代拟公文的某职能部门可另加一份。

● 公文涉及的某职能部门或要求某一职能部门具体承办的，可另加一份。

● 上行或平行的公文涉及的职能部门，可分发一份。

2．发文办理注意事项。

发文应及时、迅速，不准积压。

应严格按照发文的份数分发，不得随意增减。

公文加盖印章后，方可进行分发。

公文分发应遵循的一定的原则。

（三）办毕公文的处理

在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文的归宿：去、留、存、亡，对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。

办毕公文处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档。

1．清退。

对于绝密公文、有重大错漏的公文、被明令撤销的公文、仅供征求意见或审阅的公文、未经本人审阅的领导人的讲话稿、其他由发文机关指定清退的公文等都需要清退。清退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。

2．销毁。

对于不具备留存价值的公文、无留存必要的重份公文、在特殊情况下不立即毁灭就将造成失密和严重损失的公文、一般性公文的草稿、印刷中形成的校样、印版等经批准后进行销毁。销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带等）。

3．暂存。

暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。

公文立卷归档流程图

4．立卷归档。

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

立卷归档主要是将本单位在工作活动中形成的办理办毕的具有参考价值的文件材料，按其一定的联系、特征和保存价值分类整理编成案卷，并移交档案部门保管。凡是反映本单位工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

立卷时，要遵循公文材料的形成规律和特点，保持公文之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。要认真把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类、组合、编目。

（本章完）