第19章 加强时间规划管理(8)
方法18 学会批量处理
批量处理是一个现代数字技术用语。它指在计算机数据过程中，将相同种类的数据集中起来，一次性处理，可以大大节省占用的空间和运算的时间。看似深奥的计算机技术，其实经常被我们运用到。比如，在word文档处理过程中，将所有的半角逗号换成全角，如果一个个地替换将耗费大量的时间，如果使用编辑菜单中的替换功能，几秒中内就可以完成，并且还避免差错。
公司职员慧芳，是一位有3岁孩子的主妇，多年的生活习惯让她可以在很短的时间内将家务事处理得井井有条。刚结婚的时候，她见不得有一点灰尘和脏东西，结果她会经常性地打扫房间，也会只洗一双袜子或一件内衣，虽然每天下班后都忙忙碌碌，但家务事还是一塌糊涂。后来，她为家里准备了一个储物箱，将脏了的小东西暂时放起来，等搜集到一定量的时候集中洗涤，一个周做一次家庭卫生，结果她提高了工作效率，家里也能保证干净整洁。
她还为自己准备了一个小本子，比如在去超市之前，她就会将需要购买的东西都罗列出来，一次性采购，避免了重复工作、浪费时间。
但是，在公司里她常常手忙脚乱，无法推进工作。听她诉苦后，老公大为不解，问她为什么能对家务事这么在行，但运用到工作中就不行了呢？听了她的详细诉说后，老公明白了，就告诉她，要将工作学会批量处理。
老公说：“你一上班就投入工作，看似非常忙碌，其实效果不明显，就如收发电子邮件，你可以每天在上班、午休前和下班前各收一次，总比一会儿收一次节省很多时间吧。办公室工作和家务事是一个道理，都需要学会批量处理。”
慧芳尝试着对工作进行批量处理，结果大大提高了工作效率。一个有技巧的工作人，会把许多性质相近的工作或是活动，例如，收发e-mail、写信、填写工作报表、填写备忘录等等，集中并选在同一个时段来处理。这样会比一件一件分开在不同的时段处理，节省一半以上的时间，同时也能集中注意力，避免了因调整工作状态、改变工作方式带来的时间浪费，全面提高工作的效率与效能。
要做到批量处理，首先要分清工作的性质和内容。在一个阶段内，看似杂乱无章的工作，只要认真观察，总会找到其中的相似性。将工作按照性质或处理方式进行分类，就为批量处理打下基础。以慧芳一个星期的工作为例，有的必须在计算机上完成：如收发电子邮件，为上司提供情况窗体，每天的工作记录等等；有的只能在外面完成，如去税务部门报税、为单位购买办公用品、去快递公司联系业务；有的需要动用公司的交通工具，有的必须和总公司接洽。将所有的工作按照这些大类分列出来，一次性集中时间处理，避免了许多重复动作。
对工作进行分类之后，还要做好时间安排。那个阶段做什么，应该事先考虑。比如早上的时间思路清晰，就应该集中精力处理文案工作，可以避免出现错误；在下午时间段，可以用来处理外部事务，比如购物、拜见客户等。这样就可以让自己永远保持最佳状态。还要对工作详细规划，尽量避免工作之间的时间冲突。比如本来计划好下午去市中心将所有事务集中处理，汽车刚好驶上大街，结果经理打来电话，让你立马会去处理一个紧急档案，时间就白白浪费了。因此在处理之前，就应该考虑到这些问题，做好应对方案，可以实现询问上司，为自己的工作留出空档；如果还是发生冲突，可以通过电话发出指令、提供解决办法，让同事帮助处理。
批量处理工作时，要尽量排除干扰。批量处理往往需要集中精力、突击完成，如果不能抵制干扰，往往事倍功半，还不如分次处理的效果好。本来计划好去城里办事，结果被超市购物举办的优惠活动所吸引，索性去里面疯狂购物，购物之后去客户那里，客户却出门去了；如果不采取批量处理，可能还有时间至少完成一两件小时，结果一件事都没有办成。
批量处理虽然对提高工作效率非常重要，但也必须在实践中慢慢学习，不能好高骛远，不然反而会让工作效率降低。
批量处理是一个现代数字技术用语。它指在计算机数据过程中，将相同种类的数据集中起来，一次性处理，可以大大节省占用的空间和运算的时间。看似深奥的计算机技术，其实经常被我们运用到。比如，在word文档处理过程中，将所有的半角逗号换成全角，如果一个个地替换将耗费大量的时间，如果使用编辑菜单中的替换功能，几秒中内就可以完成，并且还避免差错。
公司职员慧芳，是一位有3岁孩子的主妇，多年的生活习惯让她可以在很短的时间内将家务事处理得井井有条。刚结婚的时候，她见不得有一点灰尘和脏东西，结果她会经常性地打扫房间，也会只洗一双袜子或一件内衣，虽然每天下班后都忙忙碌碌，但家务事还是一塌糊涂。后来，她为家里准备了一个储物箱，将脏了的小东西暂时放起来，等搜集到一定量的时候集中洗涤，一个周做一次家庭卫生，结果她提高了工作效率，家里也能保证干净整洁。
她还为自己准备了一个小本子，比如在去超市之前，她就会将需要购买的东西都罗列出来，一次性采购，避免了重复工作、浪费时间。
但是，在公司里她常常手忙脚乱，无法推进工作。听她诉苦后，老公大为不解，问她为什么能对家务事这么在行，但运用到工作中就不行了呢？听了她的详细诉说后，老公明白了，就告诉她，要将工作学会批量处理。
老公说：“你一上班就投入工作，看似非常忙碌，其实效果不明显，就如收发电子邮件，你可以每天在上班、午休前和下班前各收一次，总比一会儿收一次节省很多时间吧。办公室工作和家务事是一个道理，都需要学会批量处理。”
慧芳尝试着对工作进行批量处理，结果大大提高了工作效率。一个有技巧的工作人，会把许多性质相近的工作或是活动，例如，收发e-mail、写信、填写工作报表、填写备忘录等等，集中并选在同一个时段来处理。这样会比一件一件分开在不同的时段处理，节省一半以上的时间，同时也能集中注意力，避免了因调整工作状态、改变工作方式带来的时间浪费，全面提高工作的效率与效能。
要做到批量处理，首先要分清工作的性质和内容。在一个阶段内，看似杂乱无章的工作，只要认真观察，总会找到其中的相似性。将工作按照性质或处理方式进行分类，就为批量处理打下基础。以慧芳一个星期的工作为例，有的必须在计算机上完成：如收发电子邮件，为上司提供情况窗体，每天的工作记录等等；有的只能在外面完成，如去税务部门报税、为单位购买办公用品、去快递公司联系业务；有的需要动用公司的交通工具，有的必须和总公司接洽。将所有的工作按照这些大类分列出来，一次性集中时间处理，避免了许多重复动作。
对工作进行分类之后，还要做好时间安排。那个阶段做什么，应该事先考虑。比如早上的时间思路清晰，就应该集中精力处理文案工作，可以避免出现错误；在下午时间段，可以用来处理外部事务，比如购物、拜见客户等。这样就可以让自己永远保持最佳状态。还要对工作详细规划，尽量避免工作之间的时间冲突。比如本来计划好下午去市中心将所有事务集中处理，汽车刚好驶上大街，结果经理打来电话，让你立马会去处理一个紧急档案，时间就白白浪费了。因此在处理之前，就应该考虑到这些问题，做好应对方案，可以实现询问上司，为自己的工作留出空档；如果还是发生冲突，可以通过电话发出指令、提供解决办法，让同事帮助处理。
批量处理工作时，要尽量排除干扰。批量处理往往需要集中精力、突击完成，如果不能抵制干扰，往往事倍功半，还不如分次处理的效果好。本来计划好去城里办事，结果被超市购物举办的优惠活动所吸引，索性去里面疯狂购物，购物之后去客户那里，客户却出门去了；如果不采取批量处理，可能还有时间至少完成一两件小时，结果一件事都没有办成。
批量处理虽然对提高工作效率非常重要，但也必须在实践中慢慢学习，不能好高骛远，不然反而会让工作效率降低。